Avis relatif à la protection des données

En tant que prestataire de soins de santé de qualité dans le monde entier, nos clients et nos assurés s’attendent à ce que nous traitions et protégions avec soin les Informations à caractère personnel (telles que définies ci-après) qu’ils nous confient.

 

Vous recevez le présent Avis relatif à la protection des données parce que votre employeur a conclu un accord avec notre société, en qualité d’intermédiaire en assurance et/ou de gestionnaire de demandes de remboursement, afin de vous fournir, que ce soit directement ou par l’intermédiaire de nos partenaires, une couverture santé internationale et d’autres services et couvertures complémentaires, le cas échéant, (les «Services»), ou parce que vous bénéficiez de nos Services par un autre biais (par exemple, en tant que personne à charge).

 

Afin de vous fournir nos Services, nous collecterons et utiliserons des Informations à caractère personnel vous concernant. Le présent Avis relatif à la protection des données explique les raisons pour lesquelles nous collectons ces informations ainsi que la manière dont nous procédons, et vous précise vos droits en la matière.

 

Vos Informations à caractère personnel sont susceptibles d’être collectées par l’entité suivante:

  • Cigna International Health Services BVBA., société dont le siège est sis en Belgique, Plantin en Moretuslei 299, 2140 Anvers, immatriculée sous le numéro 0414.783.183 (Registre des Personnes morales d’Anvers), et soumise à la supervision de l’Autorité des services et marchés financiers, dans le domaine de la protection des consommateurs.

 

Cette société agira en qualité de responsable du traitement des données pour les Informations à caractère personnel collectées dans le but de vous fournir les Services.

 

Parallèlement au présent Avis relatif à la protection des données, certains de nos produits et services sont susceptibles d’être soumis à leurs propres avis (par exemple, l’Avis relatif à la vie privée de Cigna applicable à l’application mobile et aux services en ligne, lequel décrit plus en détails la manière dont vos Informations à caractère personnel sont utilisées dans un contexte particulier).

 

Informations à caractère personnel

Les «informations à caractère personnel» désignent les informations qui permettent de vous identifier et vous concernent vous ou d’autres personnes qui bénéficient également de nos Services, notamment les personnes à votre charge. Vos informations à caractère personnel peuvent nous être communiquées par vos soins ou par un tiers autorisé à ces fins (par exemple, vos prestataires de services de santé, votre employeur, etc.).

 

Du fait de la nature des Services dont vous bénéficiez, vos informations à caractère personnel sont susceptibles de contenir des données sensibles, en ce compris, sans toutefois s’y limiter, vos éventuelles maladies et votre état de santé.

 

Les types d’informations à caractère personnel que nous collectons

Les informations à caractère personnel que nous collectons incluent:

  • Des informations générales telles que votre nom, votre adresse, vos coordonnées, votre date de naissance, votre sexe, votre relation vis-à-vis du preneur d’assurance (lorsqu’il ne s’agit pas de vous);
  • Des informations d’identification, notamment votre numéro d’identification national, votre numéro de passeport ou votre numéro de permis de conduire;
  • Des informations liées à la fourniture des Services (par exemple, afin d’examiner et de régler vos demandes de remboursement; afin d’établir une lettre de prise en charge, le cas échéant);
  • Des informations se rapportant à votre emploi, y compris l’intitulé du poste ou toute autre information susceptible d’être strictement nécessaire pour vous fournir les Services, sous réserve qu’il existe un lien entre l’accès à ces Services et votre emploi ou l’intitulé de votre poste;
  • Des informations se rapportant aux précédentes polices d’assurance ou demandes de remboursement;
  • Des informations financières telles que vos coordonnées bancaires ou des informations relatives aux paiements;
  • Des enregistrements téléphoniques ou d’autres archives comportant vos correspondances avec notre société; et
  • Des données sensibles, y compris des détails relatifs à votre santé physique et/ou mentale actuelle et passée.

 

Nous collectons les Informations à caractère personnel précisées ci-dessus auprès de différentes sources, dont notamment:

  • Vous-même, directement ou auprès d’une autre personne, en votre nom (par exemple, un membre de la famille que vous avez officiellement autorisé à ces fins);
  • Les prestataires de soins de santé et d’autres professionnels de santé, ainsi que d’autres tiers qui doivent vous fournir des Services (par exemple, les experts en assurance, les gestionnaires de demandes de remboursement, d’autres experts (y compris des experts médicaux));
  • D’autres tiers impliqués dans la fourniture de Services ou liés à une telle fourniture, notamment un courtier ou un autre assureur, des demandeurs, des défendeurs;
  • Votre employeur (le cas échéant);
  • Des rapports médicaux et des avis de conseillers;
  • Un service d’assistance en cas d’urgence;
  • D’autres sociétés du groupe Cigna habilitées à vous fournir des Services; et
  • Des bases de données liées à la prévention et à la détection des cas de fraude dans le secteur de l’assurance et des outils de détection des sanctions.

 

Nous sommes tenus de collecter vos Informations à caractère personnel en vertu d’un accord contractuel avec votre employeur. Par conséquent, le fait de ne pas fournir ces informations est susceptible d’empêcher ou de retarder l’exécution de ces obligations. Par exemple, si vous ne fournissez pas certaines Informations à caractère personnel, nous ne serons pas en mesure de vous fournir les Services.

 

But et utilisation des informations à caractère personnel

Vos Informations à caractère personnel sont collectées dans le but de vous fournir des Services, d’administrer votre assurance et, plus généralement, de mener des activités d’assurance conformément aux Services dont vous bénéficiez.

 

Nous utilisons vos Informations à caractère personnel aux fins suivantes:

  • Fournir des services d’assurance et d’assistance, en ce compris, notamment, l’évaluation des demandes de remboursement, leur traitement et leur règlement; et, le cas échéant, pour traiter les litiges relatifs aux demandes de remboursement;
  • Communiquer avec vous et d’autres tiers, y compris votre employeur, dans le cadre de nos Services;
  • Vous communiquer des informations importantes concernant les modifications apportées à nos polices, à d’autres modalités et conditions, ainsi que d’autres informations administratives;
  • Prendre des décisions au cas par cas afin de déterminer s’il convient ou non de vous fournir des Services;
  • Fournir une plus grande qualité, dispenser des formations et assurer la sécurité (par exemple, eu égard à l’enregistrement ou à la surveillance des appels destinés à notre société);
  • Constamment améliorer et tester la qualité de nos Services (par exemple, réaliser des enquêtes de satisfaction, des études et des analyses liées aux Services);
  • Protéger notre société contre la fraude. Cela implique notamment d’examiner les registres de demandes de remboursement ou de cas de fraude lorsque nous évaluons des demandes de souscription ou de remboursement afin de détecter, de prévenir et d’analyser les activités frauduleuses.
  • Gérer notre infrastructure et nos activités commerciales et nous conformer aux politiques et procédures internes, en ce compris celles se rapportant aux audits; à la finance et à la comptabilité; à la facturation et aux recouvrements; aux systèmes informatiques; à la continuité des affaires; et à la gestion des enregistrements, des documents et des impressions;
  • Résoudre les réclamations et traiter les requêtes;
  • Nous conformer au droit applicable et aux obligations réglementaires, y compris celles se rapportant à la lutte contre le blanchiment d’argent et le terrorisme; et pour satisfaire aux demandes émanant d’autorités publiques et gouvernementales et répondre en cas de poursuites; et
  • Etablir et défendre nos droits; protéger nos activités ou celles de toute société de notre groupe ou de tout partenaire d’assurance; protéger nos droits, notre vie privée ou nos biens ainsi que ceux des sociétés de notre groupe, les vôtres et ceux d’autres tiers; et exercer les recours disponibles ou limiter les dommages pour notre société.

 

Comme indiqué ci-dessus, nous pouvons être amenés à utiliser vos Informations à caractère personnel à différentes fins, celles-ci étant toujours liées aux Services que nous vous fournissons. Par conséquent, nous nous fonderons sur les motifs légitimes suivants pour utiliser vos Informations à caractère personnel:

  • L’utilisation de vos Informations à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie;
  • Nous sommes tenus par la loi ou par une obligation réglementaire d’utiliser vos Informations à caractère personnel. Par exemple, nous nous fonderons sur ce motif pour nous conformer aux obligations liées à la lutte contre le blanchiment d’argent et le terrorisme; et
  • L’utilisation de vos Informations à caractère personnel revêt un intérêt légitime pour notre société. Nous pouvons invoquer ce motif légitime aux fins d’améliorer la qualité de nos services, à des fins de formation et pour gérer notre infrastructure et nos activités. Lorsque nous collectons et traitons vos Informations à caractère personnel pour ce motif, nous instaurons des dispositifs de protection rigoureux pour garantir que votre vie privée est préservée et que vos libertés et droits fondamentaux ne priment pas sur nos intérêts légitimes.

 

Du fait de la nature des Services dont vous bénéficiez, nous pouvons être amenés à traiter des données sensibles liées à la fourniture de ces Services. En général, votre consentement n’est pas requis puisque la loi nous autorise à traiter de telles informations en notre qualité de société d’assurance santé. Toutefois, nous sommes susceptibles de vous demander votre consentement dans certaines situations spécifiques, lorsque la nature des données qui doivent être divulguées et/ou les exigences de la juridiction dans laquelle vous êtes affecté ou toute autre loi ou réglementation applicable le requièrent.

 

Divulgation de vos informations à caractère personnel

Si cela s’avère nécessaire pour vous fournir les Services dont vous bénéficiez, ou à toute autre fin décrite dans le présent Avis relatif à la protection des données, nous sommes susceptibles de divulguer vos Informations à caractère personnel à d’autres tiers. La divulgation de vos Informations à caractère personnel signifie que nous fournirons ces informations ou en donnerons l’accès aux tiers suivants:

  • Sociétés du groupe Cigna. L’accès à des Informations à caractère personnel au sein de Cigna est limité aux individus et aux entités qui doivent accéder aux informations concernées aux fins stipulées dans le présent Avis relatif à la protection des données;
  • Autres tiers prestataires de services d’assurance et de commercialisation, tels que d’autres compagnies d’assurance; réassureurs; courtiers et autres intermédiaires et agents ainsi que leurs représentants désignés;
  • Prestataires de soins de santé et de services d’assistance de voyage et médicale;
  • Tiers prestataires de services externes, tels que des prestataires de services d’assistance et d’hébergement informatiques; prestataires de services de gestion des documents et des archives; traducteurs; ainsi que d’autres fournisseurs et prestataires de services tiers similaires qui contribuent à l’exécution de nos activités commerciales;
  • Conseillers professionnels externes et partenaires, notamment des professionnels de santé, comptables, actuaires, auditeurs, experts, conseillers, avocats; banques et établissements financiers chargés de la gestion de nos comptes; analystes et évaluateurs de demandes de remboursement et autres tiers;
  • Cabinets d’enquête que nous mandatons pour examiner des demandes de remboursement en notre nom en cas de suspicion de fraude;
  • Nos organismes de réglementation et d’autres autorités publiques ou gouvernementales lorsque cela s’avère nécessaire pour nous conformer à une obligation légale ou réglementaire;
  • La police et d’autres tiers ou agences chargés de l’application de la loi, tribunaux, organismes de réglementation, autorité gouvernementale ou autre tiers similaire lorsque cela s’avère nécessaire pour prévenir ou détecter des activités délictueuses, exécuter une obligation légale ou réglementaire; ou pour protéger nos droits ou ceux d’un tiers;
  • Agences de recouvrement de dettes ou de subrogation;
  • Certains tiers impliqués dans toute vente, tout transfert ou toute cession de nos activités;
  • D’autres tiers, tels que des prestataires de services d’urgence (services d’incendie, de police et d’urgence médicale) et des transporteurs aériens;
  • Votre employeur ou une société agissant en son nom afin de surveiller, d’analyser ou d’administrer les Services et de satisfaire à des obligations contractuelles liées à ces Services. Par conséquent, les informations à caractère personnel susceptibles d’être communiquées seront limitées au strict minimum nécessaire pour l’exécution des Services dont vous bénéficiez. Cigna ne fournira en aucun cas des informations sensibles (c’est-à-dire des renseignements médicaux vous concernant) à votre employeur sans avoir obtenu votre consentement explicite;
  • Outre ce qui précède, Cigna peut être amenée à partager certaines Informations à caractère personnel avec votre employeur en cas d’évacuation ou de rapatriement sanitaire d’urgence («Situation d’urgence») afin de préserver votre santé et votre sécurité et de veiller à vous apporter les meilleurs soins possibles en cas de Situation d’urgence en dehors de votre pays habituel. Veuillez noter que dans une Situation d’urgence, Cigna s’efforcera de prévenir les effets immédiats et notables d’une maladie, d’une blessure ou d’une affection qui sans traitement risquerait de détériorer sérieusement la santé de la victime et constituerait une menace pour sa vie ou son membre affecté. Du fait de la complexité de ces situations, une interaction avec votre employeur peut s’avérer nécessaire pour vous fournir une assistance supplémentaire et tenter de vous apporter les meilleurs soins possibles dans le cadre d’une évacuation et/ou d’évaluer s’il convient de vous fournir un autre service d’assistance en dehors de votre assurance Cigna. Les Informations à caractère personnel susceptibles d’être communiquées seront limitées au strict minimum nécessaire pour l’exécution de l’évacuation ou du rapatriement sanitaire, conformément aux Services dont vous bénéficiez. Les informations qui seront communiquées peuvent inclure: la date de l’évacuation ou du rapatriement; le lieu vers ou depuis lequel le patient sera évacué ou rapatrié; la description de la condition médicale ayant justifié une telle évacuation ou un tel rapatriement, ainsi que les besoins médicaux du patient dans le cadre de la Situation d’urgence. Cet échange d’informations cessera immédiatement lorsque vous aurez été rapatrié ou évacué en toute sécurité ; et
  • Les registres des demandes de remboursement qui sont partagés avec d’autres assureurs afin de leur permettre de consulter les informations requises pour détecter et prévenir les demandes de remboursement frauduleuses. Les Informations à caractère personnel consignées sur ces registres peuvent inclure une description détaillée des blessures subies.

 

Pour toute catégorie de destinataires répertoriés ci-dessus, il convient de noter que certains peuvent être basés au sein de l’Espace économique européen, tandis que d’autres peuvent traiter et accéder à vos Informations à caractère personnel depuis un pays n’appartenant pas à l’Espace économique européen, comme expliqué dans la section suivante de l’Avis relatif à la protection des données.

 

Transfert international d’informations à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen

Du fait de la nature internationale des Services dont vous bénéficiez et de la nécessité de fournir à votre employeur des solutions conformes à différentes exigences pour répondre à ses besoins et garantir que vous pouvez accéder aux Services dans votre pays d’affectation, vos Informations à caractère personnel sont susceptibles d’être communiquées à et/ou consultées par des tiers situés dans des pays n’appartenant pas à l’Espace économique européen et appliquant en matière de protection des données des règles différentes de celles du pays de l’employeur sous contrat avec Cigna. Les pays vers lesquels nous pouvons être amenés à transférer vos Informations à caractère personnel peuvent ne pas être considérés par la Commission européenne comme assurant un niveau adéquat de protection pour les Informations à caractère personnel (par exemple, les Etats-Unis).

 

Dans tous les cas, lorsque nous devons transférer vos Informations à caractère personnel vers l’un de ces pays, nous veillons à procéder dans le respect de la loi applicable en matière de protection des données. Celle-ci peut notamment nous imposer de garantir la mise en place de dispositifs de protection appropriés, tels que des obligations contractuelles assurant la protection de vos Informations à caractère personnel et de vos libertés et droits fondamentaux, ainsi que celle des droits qui vous reviennent eu égard à de telles informations.

 

Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires concernant les mesures que nous mettons en œuvre afin de préserver vos Informations à caractère personnel, ou obtenir une copie des dispositifs de sécurité que nous mettons en place pour les protéger lorsqu’elles sont transférées, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées figurant dans la section «Contactez-nous» ci-dessous.

 

Selon le pays dans lequel vous êtes affecté, et selon les exigences qui s’y appliquent en matière de conformité, vous êtes susceptible de recevoir d’autres avis relatifs à la vie privée de notre part ou de celle de nos partenaires.

 

Conservation de vos informations à caractère personnel

Nous veillons à ce que des procédures appropriées soient employées pour gérer vos Informations à caractère personnel et les supprimer et/ou les archiver en temps voulu.

 

En général, nous ne conservons vos Informations à caractère personnel que pendant la période nécessaire pour:

  • Vous fournir les Services;
  • Satisfaire aux fins exposées dans le présent Avis relatif à la protection des données; et
  • Nous conformer à nos obligations légales et/ou protéger nos droits.

Lorsque votre employeur nous demande de résilier votre accès aux Services, nous protégeons vos Informations à caractère personnel et les supprimons au terme de la période de conservation nécessaire pour l’exécution de nos obligations légales ou réglementaires et/ou pour la protection de nos droits. Par défaut, la durée pendant laquelle nous conservons ces données est de 10 ans. Cette période est toutefois susceptible de varier en fonction de la juridiction régissant notre contrat et du type d’informations concernées.

 

Pour obtenir des précisions quant à la durée pendant laquelle vos Informations à caractère personnel seront conservées, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées figurant dans la section «Contactez-nous» ci-dessous.

 

Vos droits

Conformément à la loi relative à la protection des données, vous disposez de certains droits eu égard aux Informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez, le cas échéant, exercer ces droits à tout moment en nous contactant à l’aide des coordonnées figurant dans la section «Contactez-nous» ci-dessous.

 

Vos droits incluent:

  • Le droit d’accéder à vos Informations à caractère personnel
    Vous avez le droit d’obtenir une copie des Informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet ainsi que certains détails relatifs à la manière dont nous les utilisons. Ces requêtes n’engendrent généralement pas de frais.

    Vos informations vous seront en principe fournies par écrit, sauf si vous demandez à les obtenir sous un autre format, ou si vous avez formulé votre demande par un moyen électronique, auquel cas ces informations vous seront transmises par des moyens électroniques, dans la mesure du possible.
  • Le droit de rectifier vos informations
    Nous prenons des mesures raisonnables pour garantir que les Informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet sont exactes et complètes. Toutefois, si vous estimez que ce n’est pas le cas, vous pouvez en demander la mise à jour ou la modification.
  • Le droit de supprimer vos informations
    Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer vos Informations à caractère personnel. Veuillez noter que dans certaines circonstances, l’exercice de ce droit est susceptible de nous empêcher de vous fournir les Services conformément aux modalités exposées ci-dessus.
  • Le droit de vous opposer au traitement de vos informations ou de le limiter
    Dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Informations à caractère personnel par Cigna, ou de nous demander de cesser d’utiliser ces informations. Veuillez noter que dans certaines circonstances, l’exercice de ces droits est susceptible de nous empêcher de vous fournir des Services.
  • Le droit à la portabilité des données
    Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de vous fournir vos Informations à caractère personnel sous un format électronique couramment utilisé, et de transférer toute information que vous nous avez fournie à un tiers de votre choix.
  • Le droit de vous opposer aux activités marketing
    Veuillez noter que nous n’utilisons pas vos informations à des fins de marketing.
  • Le droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée (en ce compris l’établissement de profils)
    Dans certaines circonstances, vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision uniquement fondée sur des moyens automatiques. Veuillez noter toutefois que nous ne fondons pas nos décisions uniquement sur des moyens automatiques.
  • Le droit de retirer votre consentement
    Comme expliqué précédemment, nous collectons et traitons vos Informations à caractère personnel (en ce compris les données sensibles) afin de fournir les Services pour différents motifs. C’est pourquoi nous ne vous demandons pas votre consentement.
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité chargée de la protection des données
    Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité chargée de la protection des données de votre juridiction si vous estimez que toute utilisation de vos Informations à caractère personnel par notre société constitue un manquement aux lois et réglementations applicables en la matière.

    Le fait de formuler une réclamation ne porte pas préjudice à tout autre droit ou recours dont vous pouvez vous prévaloir.

 

Sécurité

Nous prendrons les mesures techniques, physiques, juridiques et organisationnelles appropriées et conformes aux lois applicables en matière de protection des données afin de protéger vos Informations à caractère personnel.

 

Modification du présent Avis relatif à la protection des données

De temps à autre, nous pouvons être amenés à modifier le présent Avis relatif à la protection des données afin d’en garantir l’exactitude. Veuillez le consulter chaque fois que vous nous fournissez de nouvelles Informations à caractère personnel. Si des modifications apportées à l’Avis ont une incidence majeure sur la manière dont nous traitons vos Informations à caractère personnel ou si elles sont susceptibles de vous affecter notablement, nous vous informons suffisamment à l’avance afin de vous donner l’opportunité d’exercer vos droits vis-à-vis de ces informations.

 

Le présent Avis relatif à la protection des données a été actualisé pour la dernière fois en mai 2018 afin de satisfaire aux exigences de la Réglementation européenne générale relative à la protection des données entrée en vigueur le 25 mai 2018.

 

Contactez-nous

Responsable de la protection des données / Cigna International Health Services
Plantin en Moretuslei 299
2140 Anvers
Belgique